【コラム】事務の仕事でいつも準備していること（ほぼ一人で事務をやっている方向け）

ご訪問ありがとうございます！

ここ数日風が強かったり、雨が降ったりして、桜の花がほぼ散りました・・・。

桜はまた来年ですが、これから青々と茂る木々が楽しみですね！

実はパートで事務をしています。

主な仕事は電話来客応対、郵送物の管理、備品管理などです。

これらの業務に対して自分なりに工夫していることを書いてみたいと思います。

電話メモ必須

電話応対時に私はネットで見つけた無料の電話メモを印刷して活用しています。

さらに、そこにアレンジもしたりして、自分が使いやすいようにして使っています。

メモの作成は”手があいたときにやることリスト”を作ってそのリストに入れていつでも時間があいたときにたくさん作っておくようにしています。

かかってくる電話がどんなものか予想しておく

電話の相手や内容などをあらかじめ把握し、予想をしておくと対応も早く出来るし、間違いも少なくて良いと思います。私は相手がだいたい３種類ぐらいいると判断して、それぞれん対応を予め把握してから対応にあたっています。

郵便を送るときの準備を万端にしておく

急に”これをすぐ郵送してほしい”といった要望にも対応できるよう、梱包材などを予め用意してますし、過去にどんな郵送をしたのか、記録が残っているので、それを見て素早く対応することを心がけています。

在庫管理は日を決めて確認し、リストも作っておく

事務で使用する用品が在庫切れをおこすことのないよう、日にちを決めて在庫を確認するようにしています。また一年間の行事や業務の予定を把握しておけば、この時期にはこの用品が多く出るなどの予定も立てられるので、スムーズな在庫管理が出来ると思います。

業務終了前に明日やるリストを作成しておく

付箋でもメモ書きでもいいので、明日出社した時に忘れることなく業務を行えるよう、メモを置いてから帰宅するようにしています。

業務が多すぎで何から手をつければよいかわからないときは締め切りの早いものからやる

業務を頼まれたときには頼まれた相手に必ずいつまでに業務をやればよいかお伺いしています。期限が特にないものがたくさんある場合は、簡単に業務が出来るものから先にこなしていきます。簡単な作業をつい後回しにしがちですが、簡単なものほどすぐにやったほうがいいと私は思います。

ざーっと思いつくままに書いてみました。

今季のドラマでも定時に仕事を終えることがテーマのものが話題ですが、私も定時で帰りたい人間なので、常に上記のことを考えながら仕事をしています。

もしよければ試してみてください。

本日は以上です。