仕事で効率をあげるために読む本その4【仕事のムダが9割なくなる! フォーマット書類術】
周りでは卒園、卒業のシーズンとなってきましたね。
我が家も本日卒園という門出を迎えた子供がいます。
これで園生活も終わりとなるため、親子共々、泣き泣きの卒園でした。
この子が入園してから、すぐに仕事復帰して、大変でした。
健康管理と仕事の両立が本当に難しく、子供の体調に臨機応変に対応しなければならない一方で、仕事も短時間なため、残業も出来ず、苦労することが多かったです。
そんな時にもっと早くに読んでおけばよかったなと思った本がこちらです。
[図解]仕事のムダが9割なくなる! フォーマット書類術 単行本（ソフトカバー） – 2009/3/25
事務のお仕事で、すでにPC作業がその企業で独自なものであれば、この本はあまり参考にならないかもしれません。
私の勤務しているところが、エクセル、ワードが主となっており、勤めはじめた当時は、事務作業も”様式”のようなものが実にあいまいになってる業務が多かったです。
この本は、業務でうまくいかないポイントを型、つまりフォーマット化して解決してくれるものです。
私が特に気に入ったところが２つあります。
まず１つ目。電話応対時のメモの取り方です。
多数のフォーマットが記載されていて、明日からでも取り入れたい内容となっています。毎日電話応対作業は必須業務なので、出来るだけ間違いのないようにスムーズな対応を心がけています。
このメモを参考にすれば、いちいち応対内容を一から書くことなく、業務時間の短縮化が得られます。
もう一つがTO DOリストです。
この本を参考に、私も毎日やるTO DOリスト,毎週、毎月、年間と４種類ほどのリストを作成して、業務のミスやモレがないように心がけています。
この２点を取り入れるだけで、びっくりするほど、業務がスムーズになります。
１０年前の本なので、読む前は、あまり参考にならないかな・・・と思ってしまいましたが、全然そんなことはなかったです。
この本を読むと、仕事だけではなく、こどもの朝の支度とか、いろんなところに応用も出来るかと思いますので、読んで損はないものと思います。
独身のころは、ただ何となく言われた通りに、仕事をしていました。
短時間勤務、残業できないという壁がより仕事にどう向き合って、成果を出すか、考えさせてくれたと思います。
これからも、よりよい業務効率化を目指したいと思います。
本日は以上です。
